UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA
Soalan Lazim
--
Dari: http://www.mampu.gov.my/faq
--
A. Format Baharu Kepala Surat
1. Berapakah format kepala surat yang agensi boleh ada?
Format baharu kepala surat Kementerian/Jabatan/Agensi Persekutuan meliputi dua (2) jenis kepala surat iaitu Kepala Surat Umum Kementerian/Jabatan/Agensi Persekutuan dan Kepala Surat Ketua Jabatan/Agensi Persekutuan. Bagi Kementerian/Jabatan/Agensi Persekutuan yang berurusan dengan agensi-agensi di luar negara, Kementerian/Jabatan/ Agensi Persekutuan berkenaan dibenarkan menggunakan kepala surat dwibahasa.
2. Adakah format penghantaran melalui e-mel juga juga tertakluk kepada Surat Pekeliling Am ini?
Format kepala surat yang dinyatakan dalam Panduan ini hanya terpakai bagi surat rasmi Kementerian/Jabatan/Agensi Persekutuan yang dihantar melalui pos, penghantaran tangan atau faksimili. Penggunaan saluran komunikasi rasmi Kementerian/Jabatan/Agensi Persekutuan yang dihantar melalui mel elektronik atau e-mel adalah tertakluk kepada Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 2003: "Garis Panduan Mengenai Tatacara Penggunaan Internet Dan Mel Elektronik Di Agensi-Agensi Kerajaan" bertarikh 28 November 2003.
3. Adakah agensi perlu menggantikan kepala surat sedia ada dengan format kepala surat baharu secara serta-merta?
Surat Pekeliling Am ini adalah berkuatkuasa mulai 13 Februari 2013. Akan tetapi, bagi mengelakkan pembaziran, penggunaan format dan reka bentuk kepala surat yang dinyatakan dalam Surat Pekeliling Am ini boleh dilaksanakan secara berperingkat-peringkat iaitu apabila Kementerian/ Jabatan/Agensi Persekutuan telah menghabiskan simpanan kepala surat sedia ada.
4. Adakah Surat Pekeliling Am ini terpakai kepada Pihak Berkuasa Tempatan (PBT), Setiausaha Kerajaan (SUK) Negeri dan Badan Berkanun?
Surat Pekeliling Am ini dipanjangkan kepada PBT, PSUK Negeri dan Badan Berkanun untuk rujukan mereka dan tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masing-masing. Pemakaian Lambang Kerajaan Persekutuan hendaklah mematuhi Surat Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2005 bertarikh 7 April 2005. (Lambang Kerajaan Persekutuan hanya boleh diguna pakai oleh Kementerian/Jabatan/Agensi Persekutuan sahaja).
5. Adakah pengecualian pemakaian Surat Pekeliling Am ini diberikan kepada mana-mana agensi?
Pengecualian pemakaian Surat Pekeliling Am ini boleh diberikan kepada Kementerian/Jabatan/Agensi Persekutuan tertentu yang mana perkhidmatan terasnya berkaitan dengan hal ehwal keselamatan dan pertahanan negara. Kelonggaran diberikan untuk tidak membekalkan maklumat seperti yang ditetapkan dalam Surat Pekeliling Am ini (Contoh: alamat penuh, no. telefon, dan lain-lain maklumat komunikasi).
6. Siapa yang boleh menggunakan Lambang Kerajaan Persekutuan?
Penggunaan Lambang Kerajaan Persekutuan adalah tertakluk kepada Surat Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2005: Pemakaian Lambang Kerajaan Persekutuan. Penggunaannya adalah dihadkan kepada Kementerian, Jabatan dan Pegawai-pegawai Kerajaan Persekutuan. Pihak Berkuasa Tempatan dan Badan-badan Berkanun Persekutuan atau Pertubuhan-pertubuhan Kebangsaan tidak boleh menggunakan Lambang Kerajaan Persekutuan. Untuk sebarang pertanyaan lanjut mengenai penggunaan Lambang Kerajaan Persekutuan, boleh hubungi Bahagian Istiadat dan Urusetia Persidangan Antarabangsa, Jabatan Perdana Menteri.
7. Berapakah jenis logo yang boleh dipaparkan oleh agensi dalam kepala surat?
Format baharu kepala surat Kementerian/Jabatan/Agensi Persekutuan hanya membenarkan agensi memaparkan dua (2) jenis logo dalam kepala surat iaitu Lambang Kerajaan Persekutuan dan logo Kementerian/Jabatan/Agensi. Jabatan/Agensi Persekutuan di bawah Kementerian boleh mengguna pakai:
i. Lambang Kerajaan Persekutuan dan logo Kementerian; atau
ii. Lambang Kerajaan Persekutuan dan logo Jabatan/Agensi Persekutuan.
Manakala bagi Pihak Berkuasa Tempatan (PBT), Setiausaha Kerajaan (SUK) Negeri dan Badan Berkanun yang mengguna pakai Surat Pekeliling Am ini sebagai garis panduan dalam mereka bentuk dan menyediakan kepala surat agensi, agensi-agensi ini hanya boleh meletakkan logo agensi dalam kepala surat. (Pihak Berkuasa Tempatan dan Badan Berkanun atau Pertubuhan Kebangsaan tidak boleh menggunakan Lambang Kerajaan Persekutuan kecuali setelah mendapat kebenaran dari Timbalan Ketua Setiausaha Kanan, Jabatan Perdana Menteri).
>> Contoh Format Baharu Kepala Surat Mengikut Kategori
8. Adakah talian umum wajib mengguna pakai nombor Pusat Panggilan 1Malaysia (1MOCC) 03-8000 8000?
Selaras dengan pelaksanaan 1MOCC, agensi-agensi perlu mengubah suai nombor telefon kepada 03-8000 8000 apabila 1MOCC dilaksanakan sepenuhnya. Kelonggaran diberikan bagi Kepala Surat Ketua Jabatan dan tertakluk kepada penerimaannya oleh Kementerian/Jabatan/Agensi Persekutuan sama ada menggunakan 03-8000 8000 atau talian terus Ketua Jabatan.
9. Adakah agensi boleh meletakkan logo 1Malaysia, moto agensi, kempen-kempen semasa dan anugerah serta pengiktirafan dalam kepala surat?
Agensi-agensi Kerajaan dibenarkan untuk meletakkan logo 1Malaysia, moto agensi, kempen-kempen semasa dan anugerah serta pengiktirafan yang diterima dalam kepala surat agensi masing-masing. Kedudukan logo 1Malaysia, moto agensi, kempen-kempen semasa dan anugerah serta pengiktirafan adalah di dalam ruangan tidak melebihi 30mm di bahagian bawah surat.
Kemaskini : 5 Julai 2015
--
No comments:
Post a Comment